| |
OA為何用不好？ |
| |
OA是信息化管理的基礎(chǔ),也可以說(shuō)是企業(yè)信息化的基石,搞好信息化首先應(yīng)該從OA抓起,大多數(shù)信息化建設(shè)不是很對(duì)路得企業(yè)可以嘗試著從OA抓起,看看為什么沒(méi)有把OA用好,文章就分析了用不好OA的一些原因。 |
| |
雖然辦公自動(dòng)化(OA)是個(gè)老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)，建不好OA、用不好OA，如同沒(méi)有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險(xiǎn)的。所以，眾多為電子商務(wù)、電子政務(wù)建設(shè)苦惱的單位，可以先考慮一下，OA為何用不好？ |
|
|
| |
沒(méi)有把握好定位問(wèn)題 |
| |
在我國(guó)政府機(jī)關(guān)建設(shè)OA，必須認(rèn)識(shí)到OA工作是一項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務(wù)與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開(kāi)發(fā)中完整地體現(xiàn)出來(lái)，OA的優(yōu)勢(shì)才能充分地發(fā)揮出來(lái)，有價(jià)值的信息才能得到充分的共享。但在實(shí)際工作中，這一點(diǎn)還沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，致使多數(shù)單位都在走重復(fù)的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，輕視軟件的開(kāi)發(fā)�；�100萬(wàn)元可以買(mǎi)三卡車(chē)微機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)看了也滿意，而花100萬(wàn)元開(kāi)發(fā)的軟件，不過(guò)就是幾張軟盤(pán)或一張光盤(pán)，領(lǐng)導(dǎo)看了也覺(jué)得不值。然而，知識(shí)的價(jià)值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。 |
| |
此外，多年來(lái)，不少單位是按常規(guī)進(jìn)行OA建設(shè)的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導(dǎo)和高職人員。技術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員先進(jìn)行周密的方案設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)層層領(lǐng)導(dǎo)審批(這也是機(jī)關(guān)現(xiàn)有的、不科學(xué)的規(guī)章制度)，再根據(jù)已批方案實(shí)施軟件開(kāi)發(fā)。這要求開(kāi)發(fā)者不僅要在短時(shí)間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設(shè)計(jì)出一套全新的工作方式，這在實(shí)際工作中是根本做不到的。 |
| |
首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員僅僅是掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，而不具備快速學(xué)習(xí)掌握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門(mén)原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無(wú)從談起，做出來(lái)的軟件多是簡(jiǎn)單的模仿，操作復(fù)雜，沒(méi)有什么實(shí)用價(jià)值。 |
| |
其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過(guò)用戶反復(fù)的試驗(yàn)、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機(jī)房中憑借設(shè)計(jì)圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生出來(lái)。 |
| |
第三，有些單位引進(jìn)了商業(yè)公司開(kāi)發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應(yīng)用，但在實(shí)際工作中，每個(gè)部委都承擔(dān)著其他單位所不承擔(dān)的工作，即各單位OA工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實(shí)際需求。要想真正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問(wèn)題、技術(shù)水平問(wèn)題，以及是否全面了解本單位業(yè)務(wù)需求等一系列問(wèn)題。 |
| |
第四，有個(gè)別單位技術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)或高職人員以領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疑矸葑跃樱茈y做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問(wèn)而變得聰明，智者由于不屑詢問(wèn)而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個(gè)別單位的技術(shù)部門(mén)做不出理想的軟件也就是正常的事情。 |
|
|
| |
缺乏復(fù)合型人才 |
| |
辦公自動(dòng)化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來(lái)了，系統(tǒng)才能全面運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。否則，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車(chē)也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個(gè)軟件系統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識(shí)的建設(shè)者的培養(yǎng)。我在建設(shè)中聯(lián)部政務(wù)系統(tǒng)的工作過(guò)程中，深感學(xué)習(xí)的重要，一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)工作，涉及多學(xué)科的知識(shí)，對(duì)各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國(guó)的政府機(jī)關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，普遍比較重視掌握單一學(xué)科知識(shí)的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。這是OA應(yīng)用效果有限的另一個(gè)重要原因。 |
|
|
| |
需要不斷自我“否定” |
| |
一位學(xué)者曾說(shuō)過(guò)：“每罐牛奶都有保鮮期,一個(gè)工程學(xué)位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識(shí)，你的個(gè)人價(jià)值會(huì)不斷下降�！蔽艺J(rèn)為這一觀點(diǎn)非常適用于機(jī)關(guān)軟件建設(shè)工作。信息化軟件建設(shè)需要相關(guān)責(zé)任者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，并將各學(xué)科新知識(shí)有機(jī)地集成在一起。有一種說(shuō)法，在北京中關(guān)村三個(gè)月不學(xué)新東西，就成為知識(shí)的落伍者。機(jī)關(guān)信息化軟件建設(shè)工作是一項(xiàng)綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)來(lái)更新自己原有的知識(shí)。否則，建設(shè)一個(gè)適用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。 |
| |
由于信息化軟件建設(shè)是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問(wèn)題，需要經(jīng)常改進(jìn)。另外，一個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件隨著應(yīng)用工作的深入，用戶會(huì)提出許多新的需求和意見(jiàn)，這就要求承辦者要勇于經(jīng)�！胺穸ā弊约旱膭趧�(dòng)成果，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點(diǎn)又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認(rèn)定自己總是正確的。沒(méi)有改進(jìn)，當(dāng)然不能接近成功。 |
|
|
| |
用人制度導(dǎo)致瓶頸 |
| |
軟件開(kāi)發(fā)既是一項(xiàng)高科技的腦力勞動(dòng)，又是一種較辛苦的體力勞動(dòng)。做好軟件開(kāi)發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點(diǎn)連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動(dòng)。但我國(guó)機(jī)關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱(chēng)的用人和衡量人的標(biāo)準(zhǔn)，也使眾多機(jī)關(guān)行政干部忙于考職稱(chēng)、考證書(shū)，想方設(shè)法在仕途或職稱(chēng)上發(fā)展，所學(xué)知識(shí)是否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及。 |
| |
可是，要做好信息化軟件建設(shè)工作，就必須要求主要責(zé)任者對(duì)軟件系統(tǒng)建設(shè)所有涉及各學(xué)科的知識(shí)“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國(guó)現(xiàn)在沒(méi)有任何一所大學(xué)能培養(yǎng)這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒(méi)有文憑的自學(xué)方式為主，攻克所有相關(guān)學(xué)科知識(shí)并將其融匯貫通，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再創(chuàng)造。在事業(yè)與仕途面前魚(yú)與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級(jí)職稱(chēng)。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見(jiàn)投入不見(jiàn)產(chǎn)出的原因之一。 |
| |
企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應(yīng)用與需求的不斷增長(zhǎng)和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專(zhuān)業(yè)化、多樣性的建設(shè)之路。這是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。 |
| |
作為信息系統(tǒng)的一部分：OA系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，已經(jīng)走向協(xié)作與知識(shí)管理相結(jié)合的發(fā)展階段，同時(shí)兼顧用戶多樣性和個(gè)性化的要求，實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)上辦公與移動(dòng)辦公，充分輔助現(xiàn)代企業(yè)提高現(xiàn)代化的辦公效率。 |
|
|
| |
OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷 |
| |
第一階段：OA系統(tǒng)的開(kāi)始，也是現(xiàn)代辦公的雛形。隨著PC技術(shù)的進(jìn)步，諸如WPS、CCED等字處理軟件比較普遍的使用，再加上各種各樣打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)，在辦公室隨時(shí)完成各類(lèi)文件的編輯、打印就成為現(xiàn)實(shí)，這也是第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)的特點(diǎn)。另外，由于第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所需要的各類(lèi)設(shè)備比較昂貴，因此，第一代辦公自動(dòng)化只有那些經(jīng)濟(jì)實(shí)力比較強(qiáng)的企事業(yè)單位才能夠使用。 |
| |
第二階段：協(xié)作性O(shè)A系統(tǒng)的發(fā)展。說(shuō)著電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，各類(lèi)比較專(zhuān)業(yè)性的軟件公司得到了前所未有的發(fā)展，特別是個(gè)人平臺(tái)軟件系統(tǒng)進(jìn)入了圖形化階段(如：windows系列產(chǎn)品的出現(xiàn)與成熟)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得企事業(yè)單位很容易就能夠組件自己內(nèi)部的局域網(wǎng)。另外，在辦公軟件方面，由Louts公司推出的Louts系列辦公軟件，包括Louts 1-2-3、Louts Notes/Domino等，特別是Louts Domino產(chǎn)品的推出，使得實(shí)現(xiàn)協(xié)作型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為可能。Louts Domino就是一個(gè)很好的實(shí)現(xiàn)協(xié)作功能的平臺(tái)系統(tǒng)。隨后，基于Lotus Domino平臺(tái)的各類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到充分的發(fā)展。這一階段，許多稍有實(shí)力的企事業(yè)單位都有能力實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以借助OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各類(lèi)文檔的傳閱與審批等協(xié)作性的工作。由于這一階段的OA系統(tǒng)在操作方面的局限性，使得OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的高層得不到充分的推廣，也就沒(méi)有實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)最本質(zhì)的功能-輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的功能。 |
| |
第三階段：協(xié)作與知識(shí)型OA系統(tǒng)的發(fā)展：經(jīng)過(guò)前兩個(gè)階段的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入快速成長(zhǎng)期，但是，隨著用戶需求和個(gè)性化的要求，特別是隨著Internet的廣泛普及，用戶對(duì)OA系統(tǒng)的要求更高，在這種背景下，OA系統(tǒng)也開(kāi)始了革新。首先是OA平臺(tái)的提供者-Lotus公司對(duì)Louts/Domino系統(tǒng)進(jìn)行了徹底的升級(jí)。Louts/Domino R5的正式發(fā)布，標(biāo)志著第三代OA系統(tǒng)的開(kāi)始實(shí)施。Louts/Domino R5完全支持Internet和Java技術(shù)，隨之，基于Louts/Domino R5平臺(tái)的各類(lèi)B/S結(jié)構(gòu)的OA產(chǎn)品相繼開(kāi)始實(shí)施。后來(lái)，隨著知識(shí)管理思想和軟件技術(shù)的發(fā)展，在瀏覽器下實(shí)現(xiàn)知識(shí)利用、手寫(xiě)文檔、電子認(rèn)證等功能逐漸成為可能。同時(shí)，信息化硬件的價(jià)格也逐漸大眾化，軟件產(chǎn)品的實(shí)施價(jià)格與周期也降低到合理的位置。因此，OA系統(tǒng)在這一階段得到了廣泛的推廣應(yīng)用。 |
| |
經(jīng)過(guò)三個(gè)階段的發(fā)展，在技術(shù)上，OA系統(tǒng)已經(jīng)不存在太大問(wèn)題，現(xiàn)在的主要問(wèn)題是：人的思想和制度。 |
| |
OA系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng)的一部分，它與ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)有著本質(zhì)的區(qū)別，OA系統(tǒng)主要的功能是輔助決策與辦公，它是將人的思想電子化，并且能夠快速的傳播給其他相關(guān)的人，同時(shí)，能夠及時(shí)的收集到所有人的反饋意見(jiàn)。在決策時(shí)，可以借助OA系統(tǒng)查詢各類(lèi)有幫助的信息，使得自己的決策盡可能的客觀、公正、準(zhǔn)確。這才是OA系統(tǒng)的本質(zhì)。 |
| |
在實(shí)際操作中，OA系統(tǒng)能夠被真正用于輔助決策與辦公的案例比較少，更多的是充作面子工程和形象工程。另外，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也是OA系統(tǒng)能否發(fā)揮作用的重要因素。雖說(shuō)每個(gè)OA項(xiàng)目在啟動(dòng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)講話會(huì)大力支持，并作為一把手工程，其實(shí)，在實(shí)施中，領(lǐng)導(dǎo)基本上對(duì)整個(gè)實(shí)施過(guò)程和實(shí)施結(jié)果漠不關(guān)心，對(duì)OA系統(tǒng)的思想一知半解；另有一個(gè)普遍現(xiàn)象就是：高層領(lǐng)導(dǎo)基本上不懂基本的電腦操作，總以為OA系統(tǒng)跟其它的信息系統(tǒng)一樣，不需要自己的親自參與，這樣就導(dǎo)致OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來(lái)。 |
| |
OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來(lái)，還存在制度方面的問(wèn)題。這里的制度包括國(guó)家的大政方針和法律法規(guī)。在OA系統(tǒng)中，所有的決策都需要進(jìn)行電子身份認(rèn)證和可信度認(rèn)證。而電子化的認(rèn)證在現(xiàn)行的社會(huì)制度和法律法規(guī)中沒(méi)有得到任何支持，也就是說(shuō)，在網(wǎng)上的所有認(rèn)證都不具有法律責(zé)任。而我們的個(gè)人紙質(zhì)簽名與蓋章已經(jīng)得到法律的保護(hù)，同時(shí)也為大眾所接受。因此，實(shí)現(xiàn)真正意義上的OA系統(tǒng)，還需要我們的法律法規(guī)的支持和大眾的認(rèn)可。 |
| |
所以說(shuō)，OA系統(tǒng)的發(fā)展跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展緊密聯(lián)系，同時(shí)，也跟經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展密不可分，它是人類(lèi)認(rèn)知程度不斷發(fā)展的結(jié)果。 |
| |
介紹了辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延、發(fā)展方向，以及發(fā)展策略，同時(shí)介紹了數(shù)字化辦公的技術(shù)思路。 |
| |
自20世紀(jì)90年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)迅速發(fā)展和普及，引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務(wù)、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念，面對(duì)這些新概念，再提OA也許會(huì)讓很多人感到迷惑，好象OA這個(gè)概念已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，在這里我們暫且認(rèn)為這一個(gè)階段為OA發(fā)展的新階段。這一個(gè)階段的主要標(biāo)志應(yīng)為互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。 |
|
|
| |
辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延 |
| |
在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)也越來(lái)越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，從辦公性質(zhì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來(lái)看，辦公自動(dòng)化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 |
| |
辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。 |
| |
辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手段。只有對(duì)管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將辦公過(guò)程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。 |
| |
辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個(gè)明顯特征是授權(quán)和開(kāi)放，通過(guò)授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過(guò)開(kāi)放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。 |
| |
辦公自動(dòng)化建設(shè)與現(xiàn)階段政府上網(wǎng)工程之間的關(guān)系，政府上網(wǎng)工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關(guān)注的熱點(diǎn)之一，政府上網(wǎng)工程是由于互連網(wǎng)的普及，政府部門(mén)把一些政務(wù)信息發(fā)布到Internet上，進(jìn)而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實(shí)際效果來(lái)看，很多政府部門(mén)只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實(shí)質(zhì)性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動(dòng)化和政府上網(wǎng)混為一談。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門(mén)重上網(wǎng)工程輕辦公自動(dòng)化工程。甚至把上網(wǎng)工程誤認(rèn)為是辦公自動(dòng)化工程。實(shí)際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對(duì)外表現(xiàn)形式，辦公自動(dòng)化工程在政府信息化建設(shè)中所占的比重遠(yuǎn)高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動(dòng)化工程的建設(shè)并運(yùn)轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會(huì)有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會(huì)變成無(wú)源之水。當(dāng)然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對(duì)我國(guó)信息化建設(shè)也起了一定的推動(dòng)作用。 |
|
|
| |
辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向 |
| |
辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來(lái)看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。 |
|
|
| |
數(shù)字化辦公的基本框架 |
| |
實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)看成是一個(gè)整體，這個(gè)整體的對(duì)象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個(gè)基礎(chǔ)，我們稱(chēng)這個(gè)基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，就好象PC必需有一個(gè)操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)負(fù)責(zé)所有用戶對(duì)象的管理、負(fù)責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源(含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用)的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)(如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等)。在平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用(可理解為傳統(tǒng)的MIS)，這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過(guò)統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。 |
|
|
| |
數(shù)字化辦公的技術(shù)思路 |
| |
實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開(kāi)放這兩個(gè)特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。 |
| |
實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開(kāi)工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)�，F(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來(lái)越多，這種類(lèi)型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專(zhuān)用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。這樣整個(gè)工作流軟件負(fù)載輕、開(kāi)放性好、維護(hù)方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來(lái)的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。 |
|
|
| |
辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略 |
| |
根據(jù)我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，使我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對(duì)策： |
| |
在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項(xiàng)目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制，確保系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)持續(xù)的升級(jí)，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動(dòng)化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專(zhuān)業(yè)軟件公司。 |
| |
在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)�，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能代表未來(lái)一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開(kāi)放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開(kāi)發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負(fù)載輕，開(kāi)放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便。 |
| |
系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法：考慮到我國(guó)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合，在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實(shí)施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施的原則。 |
| |
在設(shè)計(jì)思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)放在用戶對(duì)象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)。將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。 |
| |
在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多。 |
| |
某中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心）2001年購(gòu)入OA系統(tǒng)，三年多了，但是至今尚未圍繞OA系統(tǒng)形成新的工作和管理模式，OA形同虛設(shè)。工作效率沒(méi)有任何提高，更談不上投資回報(bào)了。為此我們通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、訪談的形式對(duì)中心員工進(jìn)行了廣泛調(diào)研，旨在發(fā)掘中心OA使用不力的原因，推動(dòng)OA在中心的應(yīng)用，提高中心整體工作效率。另一方面，OA是手段，不是目的。因此，借助本次調(diào)研，我們力圖了解與發(fā)現(xiàn)中心的管理問(wèn)題，并尋找解決問(wèn)題的辦法，為中心領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供參考意見(jiàn)。 |
| |
事實(shí)上，根據(jù)我們的咨詢經(jīng)驗(yàn)，國(guó)內(nèi)OA應(yīng)用不成功的例子屢見(jiàn)不鮮，暴露出的問(wèn)題也大同小異。本文試圖總結(jié)帶有共性的問(wèn)題并分析原因。 |
|
|
| |
1. 中心OA應(yīng)用的基本情況 |
| |
1.1 三組基本數(shù)據(jù)
|
| |
1.2 初步的分析與結(jié)論 |
| |
根據(jù)以上三組數(shù)據(jù)很容易得出關(guān)于中心OA應(yīng)用現(xiàn)狀的以下結(jié)論： |
| |
絕大多數(shù)人不經(jīng)常使用中心的OA系統(tǒng)； |
| |
在少數(shù)的使用中心OA系統(tǒng)的人當(dāng)中，大多是人瀏覽電子公告，其他功能的應(yīng)用都非常少，而實(shí)際上，電子公告也已經(jīng)將近半年沒(méi)有更新了； |
| |
"信息量太小"、"不用工作也沒(méi)受什么影響"是造成這種現(xiàn)狀的最主要原因。當(dāng)然了，沒(méi)人用自然信息量小，信息量小自然也就沒(méi)人用。這不是最根本的原因。而"不用工作也沒(méi)受什么影響"確實(shí)非常重要，它說(shuō)明中心目前還沒(méi)有建立起OA系統(tǒng)與員工工作之間的聯(lián)系。沒(méi)有必然的聯(lián)系，當(dāng)然也就沒(méi)有使用它的必要性了。但是，隨著中心人員規(guī)模的不斷擴(kuò)大，不使用OA對(duì)工作效率帶來(lái)的影響將會(huì)越來(lái)越大。 |
|
|
| |
2. 困惑 |
| |
OA，包括其他的信息系統(tǒng)，都是輔助管理、提高管理效率的手段，使用OA不是最終目的。換句話說(shuō)，OA的使用和完善必然是建立在管理基礎(chǔ)之上的。好的信息系統(tǒng)一方面應(yīng)該適應(yīng)中心的管理方式，另一方面通過(guò)信息系統(tǒng)可以優(yōu)化和完善原有的管理流程。因此，通過(guò)OA調(diào)研，研究并發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題，目的是從根本上提升中心的管理水平。經(jīng)過(guò)最近一段時(shí)期的調(diào)研，我們總結(jié)出中心以下幾方面的管理問(wèn)題。這些問(wèn)題有些是與OA有關(guān)的，有些是可以通過(guò)OA加以解決的，但有些也是純粹的管理問(wèn)題，與OA沒(méi)有直接關(guān)系。但我們認(rèn)為這些問(wèn)題都有必要引起重視，中心員工規(guī)模不斷在擴(kuò)大，業(yè)務(wù)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，有些問(wèn)題如果不及時(shí)解決，現(xiàn)在影響還不算大的問(wèn)題將會(huì)就可能匯演變成大麻煩。 |
| |
2.1 資源共享問(wèn)題 |
| |
在調(diào)研中，幾乎所有的訪談對(duì)象都會(huì)或多或少地提到以下幾個(gè)疑問(wèn)： |
| |
· "別人知道的我不知道！" |
| |
· "誰(shuí)知道什么？我該問(wèn)誰(shuí)？" |
| |
· "可以和誰(shuí)交流？" |
| |
· "文件都在哪里？" |
| |
· "誰(shuí)的文件最準(zhǔn)確？" |
| |
2.1.1. 別人知道的我不知道！ |
| |
中心承擔(dān)著當(dāng)?shù)厥姓畠身?xiàng)重大信息化工程任務(wù)，中心所做的主要工作體現(xiàn)在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織、協(xié)調(diào)、管理等方面。大量的時(shí)間用于中心內(nèi)部部門(mén)間的溝通、和其他政府相關(guān)部門(mén)溝通、和不計(jì)其數(shù)的開(kāi)發(fā)商供貨商溝通，每個(gè)人都會(huì)組織或參與大量的會(huì)議、調(diào)研、拜訪等活動(dòng)。每個(gè)人每一次的溝通都會(huì)獲得大量的信息，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生自己的分析判斷，毫無(wú)疑問(wèn)，這些信息是我們工作中每一項(xiàng)決策的基礎(chǔ)，但當(dāng)前的問(wèn)題是，這些信息沒(méi)有被有效的記錄下來(lái)。只有極少數(shù)的會(huì)議有會(huì)議紀(jì)要。大多數(shù)人參加會(huì)議后，往往僅僅以口頭傳授方式告訴其他沒(méi)有參加會(huì)議的同事，甚至同事不問(wèn)也就不說(shuō)。 |
| |
以會(huì)議為例，既然各種各樣的會(huì)議承載了我們相當(dāng)大一部分工作信息，那么極少數(shù)的會(huì)議紀(jì)要自然不能滿足信息傳播的需要�？陬^傳播當(dāng)然更不能滿足需要，需要了解會(huì)議內(nèi)容的同事不太可能同時(shí)在場(chǎng)聽(tīng)參會(huì)者的傳達(dá)。那么參會(huì)者能夠耐心地一遍又一遍地給不同的人傳達(dá)會(huì)議信息嗎？能保證給每一個(gè)人傳達(dá)的都一樣嗎？時(shí)間長(zhǎng)了能保證不忘掉全部重要的信息嗎？當(dāng)發(fā)現(xiàn)遺忘的時(shí)候能保證有興趣翻看自己長(zhǎng)年累月積累下來(lái)的厚厚的筆記本嗎？即使有興趣，能保證從雜亂手寫(xiě)的筆記中高效率地找到需要的信息嗎？顯然，這些問(wèn)題的答案通常都是否定的。 |
| |
仍以會(huì)議為例，會(huì)議的信息可分為兩類(lèi)，結(jié)論性信息和過(guò)程性信息。每次會(huì)議都可以用幾句或幾段概括性的話歸納出會(huì)議結(jié)果。過(guò)程性信息指會(huì)議討論過(guò)程中的詳細(xì)內(nèi)容，甚至包括每個(gè)人的發(fā)言，這些信息通常不出現(xiàn)在會(huì)議紀(jì)要當(dāng)中（如果有會(huì)議紀(jì)要的話）。很顯然，這兩類(lèi)信息都是有必要被記錄并長(zhǎng)期保存下來(lái)。過(guò)程性信息往往容易被忽視，在參會(huì)者口頭傳達(dá)會(huì)議信息時(shí)，通常重點(diǎn)說(shuō)結(jié)論。但要了解某個(gè)事件的來(lái)龍去脈，不同人的不同觀點(diǎn)、傾向，尤其是在會(huì)議沒(méi)有明確結(jié)論的情況下，詳細(xì)地記錄并傳播過(guò)程性信息是非常必要的。而對(duì)于中途介入事件的人員，比如中心領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整、新員工加入，共享這些信息的重要性就更加可想而知了。另一方面，由于業(yè)務(wù)發(fā)展需要，中心的部門(mén)調(diào)整、人員流動(dòng)是客觀存在的，如果信息知識(shí)被記在自己的腦子里，或者筆記本上，那么造成信息跟著人走。當(dāng)問(wèn)出誰(shuí)掌握某項(xiàng)信息時(shí)（假設(shè)能問(wèn)出來(lái)），如果這個(gè)人離開(kāi)中心了，信息自然找不回來(lái)了；如果沒(méi)走出中心，那就找到他，在他有時(shí)間的情況下從他的大腦中挖掘出遺留下來(lái)的那部分相關(guān)記憶。 |
| |
大量的信息、知識(shí)被保留在了個(gè)人的極少會(huì)被再次翻閱的筆記本中，哪怕沒(méi)有個(gè)人記憶的損失，別人要想得到這些信息、知識(shí)必然要重復(fù)地投入時(shí)間、精力、物資�？上攵�，沒(méi)有詳細(xì)地記錄信息、恰當(dāng)?shù)卮鎯?chǔ)信息、有效地共享信息（當(dāng)然是在許可范圍內(nèi)）的后果是多么嚴(yán)重。今天，在中心的現(xiàn)實(shí)狀況是：很多會(huì)議沒(méi)有紀(jì)要，甚至包括每周工作例會(huì)。即使有會(huì)議紀(jì)要，但沒(méi)有恰當(dāng)?shù)卮鎯?chǔ)和有效地共享，日后查找非常麻煩，尤其是跨部門(mén)。所有的會(huì)議記錄、調(diào)研記錄、訪談?dòng)涗浂急４嬖趥�(gè)人的筆記本上，沒(méi)有錄入電腦，更談不上共享。這樣造成了，"我沒(méi)參加會(huì)，我不知道"，"那次調(diào)研我沒(méi)去，我不知道"，總而言之，"別人知道的我不知道！"。 |
| |
2.1.2. 誰(shuí)知道什么？我該問(wèn)誰(shuí)？ |
| |
通常中心的員工不了解其他同事的專(zhuān)長(zhǎng)，同樣，這種情況更多地發(fā)生在跨部門(mén)。另外，中心負(fù)責(zé)的工程龐大，涉及面廣，頭緒繁多，當(dāng)員工想了解某事的來(lái)龍去脈，尤其是以前的事時(shí)，經(jīng)常不知道該找誰(shuí)，因?yàn)椴恢勒l(shuí)負(fù)責(zé)什么，更談不上知道誰(shuí)以前負(fù)責(zé)什么。每一次會(huì)議、每一個(gè)活動(dòng)后都沒(méi)有產(chǎn)生電子文檔，當(dāng)然也無(wú)從知道哪些人參加了哪些會(huì)議，哪些人對(duì)哪些事比較了解。難怪在調(diào)研中，會(huì)有人苦惱地告訴我們，"我不知道誰(shuí)知道什么，有問(wèn)題的時(shí)候該問(wèn)誰(shuí)！"。當(dāng)然，總不能每次都找主管領(lǐng)導(dǎo)吧，一方面領(lǐng)導(dǎo)并不總有時(shí)間回答你的問(wèn)題，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)很可能也有同樣的問(wèn)題呢。 |
| |
這種情況的后果是，工作效率低，每個(gè)人不得不花更多的時(shí)間熟悉情況，每個(gè)人工作時(shí)間上的損失是一方面，中心整體上的工作效率的損失則更大，員工數(shù)量越大越是如此。 |
| |
2.1.3. 可以和誰(shuí)交流？ |
| |
連誰(shuí)知道什么、該問(wèn)誰(shuí)都不知道，自然更不知道和誰(shuí)交流。誰(shuí)都知道應(yīng)該在工作中不斷的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)后應(yīng)該有交流，只有交流才能相互帶動(dòng)，促進(jìn)深入理解有關(guān)信息、知識(shí)。目前，中心尚未形成團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的氛圍。雖然每個(gè)人都在學(xué)習(xí)，但是不知道其他人都在學(xué)什么，任何都知道交流的好處，但不知道該和誰(shuí)交流，個(gè)人學(xué)習(xí)效率不高，中心整體水平的提高就更受影響。 |
| |
2.1.4. 文件都在哪里？ |
| |
這是一個(gè)每個(gè)人都或多或少遇到過(guò)的問(wèn)題。比如關(guān)于工程前一階段的相關(guān)文檔，需求、方案、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)等等，為了做好下一階段的準(zhǔn)備，每一個(gè)人都有必要了解歷史情況。但每個(gè)人都發(fā)現(xiàn)道，要想把這些文檔都收集齊全會(huì)有多么的困難，況且有些文檔是否存在也是未知數(shù)。 |
| |
而且文件命名的方式五花八門(mén)。工作時(shí)間長(zhǎng)了每個(gè)人的電腦中都會(huì)積累大量的文檔，但往往自己以前存放的文件過(guò)一段時(shí)間后找起來(lái)都要費(fèi)一番功夫。比如開(kāi)完了會(huì)，有人把寫(xiě)好的會(huì)議紀(jì)要就命名為"會(huì)議紀(jì)要"，一方面，經(jīng)過(guò)一個(gè)人以上修改之后極容易搞不清最新版本；另一方面，以后再想找這個(gè)文件就很困難，因?yàn)閺倪@種文件名稱(chēng)中根本看不出任何有特征的信息，往往要一個(gè)一個(gè)地打開(kāi)若干個(gè)文件才可能找到想要找的文件。 |
| |
中心的項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)達(dá)若干年，如果沒(méi)有全套的、時(shí)間連貫的、整理有續(xù)的文檔，使人感到總是在為眼前而工作，不了解歷史，難以有效地規(guī)劃未來(lái)。 |
| |
2.1.5. 誰(shuí)的文件最準(zhǔn)確？ |
| |
誰(shuí)的文件是最終版，或者最新版？誰(shuí)的文件最準(zhǔn)確？一位受訪員工對(duì)此深有感觸。據(jù)他講，在找《工程總體規(guī)劃》的過(guò)程中，在某部門(mén)找到一份，在總工處找到一份，在另一部門(mén)部找到一份，每份都有所不同，不知道該以哪份為準(zhǔn)。 |
| |
這樣的問(wèn)題更多地發(fā)生在部門(mén)負(fù)責(zé)人或其他普通員工身上，一般部門(mén)間沒(méi)有正式的信息交流機(jī)制，很多文檔通過(guò)個(gè)人來(lái)傳遞，權(quán)威性、安全性都不能得到保證。 |
| |
2.2 公文流轉(zhuǎn)手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力 |
| |
中心作為某政府部門(mén)下屬事業(yè)單位，每年都要發(fā)送和接受一定量的文檔，今年到7月中旬已發(fā)文18份，收文243份。目前發(fā)文、收文都采用手工處理，工作人員的工作負(fù)擔(dān)很繁重，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。 |
| |
目前的發(fā)文流程如下： |
| |
撰稿人->部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)->主管副主任->中心主任->辦公室 |
| |
一般先采用電子郵件進(jìn)行溝通，在確定最終稿后，執(zhí)行簽發(fā)手續(xù)。因?yàn)榇斯ぷ魃婕碍h(huán)節(jié)很多，一個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)鍵人停頓或遺忘都可能無(wú)法發(fā)文，可能造成工作的延誤。 |
| |
目前的收文流程如下： |
|
|
| |
現(xiàn)在采用手工傳遞，辦公室員工帶著問(wèn)見(jiàn)到各部門(mén)走一圈，要求關(guān)鍵人閱讀并留下簽名，有時(shí)要把文件給每個(gè)部門(mén)復(fù)印一份，這樣每個(gè)部門(mén)都留下一大堆復(fù)印件，造成了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。 |
| |
2.3 日常管理的規(guī)范性 |
| |
在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)中心的日常管理有以下不盡人意之處： |
| |
車(chē)輛管理，考勤管理 |
| |
車(chē)輛管理，考勤管理等制度早已經(jīng)實(shí)行，但是由于缺少相應(yīng)的機(jī)制和介質(zhì)，因此執(zhí)行起來(lái)有一定難度。據(jù)反映，目前中心員工考勤狀況不佳。雖然現(xiàn)在會(huì)議室、用車(chē)等方面沒(méi)有形成沖突，但是隨著中心員工規(guī)模的擴(kuò)大，如果仍然不執(zhí)行管理制度的話，必然會(huì)造成管理的混亂。 |
| |
信息系統(tǒng)維護(hù)方面的工作缺乏制度，缺乏量化標(biāo)準(zhǔn) |
| |
以維護(hù)計(jì)算機(jī)的工作為例，中心有系統(tǒng)管理員一名，當(dāng)員工計(jì)算機(jī)發(fā)生故障時(shí)，就會(huì)打電話要求維修，管理員如沒(méi)有其他任務(wù)就會(huì)馬上檢修，但當(dāng)有很多計(jì)算機(jī)同時(shí)發(fā)生故障時(shí)(如發(fā)現(xiàn)病毒)，很有可能就會(huì)不知道誰(shuí)先后，沒(méi)有制度就不得不考慮人情；信息系統(tǒng)維護(hù)工作非�，嵥�，同時(shí)和中心固定資產(chǎn)管理緊密相關(guān)，現(xiàn)在設(shè)備維護(hù)、調(diào)試、維修、甚至采購(gòu)都靠一個(gè)人，沒(méi)有制度和一定的管理手段，如何衡量相關(guān)工作人員的工作量，如何保證有限的設(shè)備、資源得到最充分的利用，這些都是問(wèn)題；還有，員工越來(lái)越多，每臺(tái)電腦是否得到了最有效的維護(hù)，據(jù)我們了解，由于近期計(jì)算機(jī)病毒泛濫，而中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)的員工太忙顧不過(guò)來(lái)，有的員工不得不評(píng)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)維護(hù)電腦，有時(shí)電腦癱瘓由于經(jīng)驗(yàn)不足要耽誤兩天甚至更長(zhǎng)的工作時(shí)間。 |
|
|
| |
3. 出路 |
| |
筆者大膽地假設(shè)，上述通過(guò)對(duì)中心調(diào)研總結(jié)出的問(wèn)題實(shí)際上也是絕大多數(shù)OA應(yīng)用不成功的組織所存在的問(wèn)題，至少在我看到的幾個(gè)單位都是如此。如果說(shuō)對(duì)癥下藥的話，解決辦法和措施也不新鮮，無(wú)外乎是建立中心電子文件柜、規(guī)范文件命名、建立相對(duì)統(tǒng)一固定的文件柜結(jié)構(gòu)、建立知識(shí)共享體系等等，培養(yǎng)并建立規(guī)范的工作習(xí)慣。在執(zhí)行的同時(shí)，OA系統(tǒng)是助力器。通過(guò)固化的程序流程可以有效地約束每個(gè)人的行為習(xí)慣，長(zhǎng)期堅(jiān)持就可以達(dá)到規(guī)范行為提高工作效率的目的。不過(guò)，執(zhí)行的過(guò)程遠(yuǎn)不會(huì)有這么輕松。原有的工作模式即是習(xí)慣的結(jié)果，也有大量利益因素的影響。要想打破它簡(jiǎn)直是一種痛苦。"一把手工程"這個(gè)帶有濃厚中國(guó)特色的詞匯常被應(yīng)用于這種狀態(tài)。 |
| |
象所有的信息化工程一樣，OA同樣也是"一把手工程"。不夸張地說(shuō)，在日常工作中實(shí)施OA這樣的信息技術(shù)不亞于一場(chǎng)管理上的革命，沒(méi)有企業(yè)一把手的領(lǐng)導(dǎo)與推動(dòng)，這場(chǎng)管理革命就別想取得成功。相反，無(wú)論采用什么辦法和制度，如果組織的一把手牽頭組織，帶頭執(zhí)行，對(duì)于組織的OA應(yīng)用來(lái)說(shuō)必然事半功倍。 |
| |
摘要:隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。人們要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個(gè)體的自動(dòng)辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在未來(lái)的新世紀(jì)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要如何發(fā)展才能滿足用戶不斷增長(zhǎng)和變化的需要?將在本文中找到答案。 |
| |
一、前言 |
| |
辦公自動(dòng)化(OA-Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。現(xiàn)在所說(shuō)的辦公自動(dòng)化，應(yīng)該是以網(wǎng)絡(luò)為依托，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行暢通的信息交流。在這種模式下，企業(yè)成為一個(gè)大辦公室，它下面的財(cái)務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)等部門(mén)都成為企業(yè)信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)，而不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門(mén)在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門(mén)甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來(lái)自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。沒(méi)有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來(lái)的便利，但是對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。從這個(gè)意義上講，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 |
| |
二、我國(guó)辦公自動(dòng)化的歷史和現(xiàn)狀 |
| |
我國(guó)從八十年代末、九十年代初開(kāi)始發(fā)展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史了。在早期，多是由企業(yè)、單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)人員或愛(ài)好者使用FoxBASE、Foxpro編寫(xiě)出來(lái)的，這些軟件并非我們現(xiàn)在所指的辦公自動(dòng)化軟件，而是針對(duì)辦公中某個(gè)特定的需求開(kāi)發(fā)的(如：收文登記)，它們多數(shù)是單機(jī)操作模式，不能實(shí)現(xiàn)信息交換和共享，所做的內(nèi)容往往只是輸入某些特定內(nèi)容，再把這些內(nèi)容按照一定的格式打印出來(lái)，所以這些軟件在真正意義上說(shuō)并不能說(shuō)是辦公自動(dòng)化軟件。 |
| |
進(jìn)入九十年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如：100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)工具(如：Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長(zhǎng)。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開(kāi)始進(jìn)入一個(gè)快速的發(fā)展階段。隨著軟件市場(chǎng)的逐漸開(kāi)拓，國(guó)內(nèi)專(zhuān)門(mén)從事軟件開(kāi)發(fā)的公司也逐漸成長(zhǎng)起來(lái)，并專(zhuān)門(mén)為政府和企業(yè)“度身定做”辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)是根據(jù)用戶的具體需求開(kāi)發(fā)的，所以它功能比較完善，并能較好的滿足用戶的實(shí)際需要，但它存在著一些致命的缺點(diǎn)： |
| |
·開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng) |
| |
·投資大 |
| |
·軟件開(kāi)發(fā)完成后需要不斷的維護(hù) |
| |
導(dǎo)致出現(xiàn)這些缺點(diǎn)的原因有很多種，如軟件開(kāi)發(fā)公司的開(kāi)發(fā)隊(duì)伍組隊(duì)模式不合理、缺乏開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)、用戶缺乏對(duì)辦公自化產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)等等，但真正重要的原因往往是由于在開(kāi)發(fā)過(guò)程中或開(kāi)發(fā)完成后用戶的需求發(fā)生變化而引起的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中因?yàn)橛脩舻男枨蟛粩嘧兓鴮?dǎo)致軟件的不斷修改，以至整個(gè)開(kāi)發(fā)周期加長(zhǎng)和開(kāi)發(fā)費(fèi)用超支。當(dāng)經(jīng)過(guò)千辛萬(wàn)苦把軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，又會(huì)因?yàn)橛脩粜枨笞兓獙?duì)軟件進(jìn)行不斷的修改維護(hù)。到最后，整個(gè)軟件猶如一件千縫百補(bǔ)的衣裳，性能和可使用性都大大降低。很多軟件開(kāi)發(fā)公司認(rèn)為這些問(wèn)題的出現(xiàn)在于用戶的需求的不斷變化，其實(shí)這種想法并不正確，因?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展和國(guó)家機(jī)構(gòu)的改革必然會(huì)導(dǎo)致國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)的管理模式變化，而這種管理模式的變化將引起用戶對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的需求變化。既然“變”是不可避免的，我們就要讓軟件能夠適應(yīng)這種變化。 |
| |
到了九十年代末期，隨著各個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐漸完善，以及Internet/Intranet在國(guó)內(nèi)的普及，整個(gè)社會(huì)中人與人的交流和聯(lián)系方式發(fā)生了本質(zhì)的變化，電子化的信息交流方式逐漸成為主流。這時(shí)早期開(kāi)發(fā)的一些辦公自動(dòng)化軟件又暴露出一些弊端。早期辦公自動(dòng)化軟件多是以局域網(wǎng)環(huán)境為基礎(chǔ)而設(shè)計(jì)的，由于當(dāng)時(shí)選型的平臺(tái)并不是統(tǒng)一的(如群件平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái))，造成在實(shí)現(xiàn)多個(gè)局域網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換(如與上下級(jí)或平級(jí)單位的數(shù)據(jù)交換)遇到了極大的阻力，出現(xiàn)了一種“信息鴻溝”，局域網(wǎng)間的信息傳遞往往只能依靠原始的文本方式傳遞，從而形成了一個(gè)個(gè)各自獨(dú)立的信息孤島。這種情況極大地阻礙了我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。 |
| |
三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展前景 |
| |
1999年是我國(guó)的“政府上網(wǎng)年”，國(guó)家的政府機(jī)構(gòu)改革也在緊鑼密鼓地進(jìn)行，政府一邊精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、縮減人員，一邊要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)政府管理的現(xiàn)代化。與此同時(shí)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈，企業(yè)也認(rèn)識(shí)到暴利時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，企業(yè)的真正利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)在于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)能力上。在未來(lái)的21世紀(jì)，將是我國(guó)的辦公自動(dòng)化一個(gè)發(fā)展的黃金時(shí)代。 |
| |
綜上所述，辦公自動(dòng)化發(fā)展到今天，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義已由原來(lái)簡(jiǎn)單的公文處理擴(kuò)展到整個(gè)企事業(yè)單位的信息交換平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)了與系統(tǒng)支持平臺(tái)的無(wú)關(guān)性，其功能已有極大的飛躍。然而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷提高和用戶不斷增長(zhǎng)的需要，我國(guó)辦公自動(dòng)化的道路還很漫長(zhǎng)。愿我們共同努力，為我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用作出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 |
| |
企業(yè)信息化，就像一句人人會(huì)喊的口號(hào)（甚至還能說(shuō)出許多道理），但卻不是人人能做的葡式蛋塔。同樣都是100人的中小企業(yè)，有的公司可以在3個(gè)月內(nèi)完成信息化建設(shè)，而且順利上線；有的公司卻要花費(fèi)半年的時(shí)間才完成，然而在系統(tǒng)上張不到兩個(gè)月的時(shí)間就被迫放棄，回到之前的原點(diǎn)。這是什么原因呢？近日，筆者采訪了珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔后，整理出幾個(gè)中小企業(yè)在實(shí)施信息化時(shí)最容易陷入的迷思和誤區(qū)，希望下一個(gè)犯錯(cuò)的不會(huì)是你。 |
| |
根據(jù)國(guó)務(wù)院最新統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，500人以下規(guī)模的中小企業(yè)已達(dá)到2600萬(wàn)家，占到了中國(guó)企業(yè)總數(shù)的90%以上。但其中真正實(shí)施信息化的企業(yè)卻不足5%，也就是說(shuō)還有2470萬(wàn)家的市場(chǎng)尚未開(kāi)發(fā)。面對(duì)如此龐大的市場(chǎng)，讓眾多管理軟件廠商怦然心動(dòng)。就連SAP、Oracle等國(guó)際級(jí)軟件巨無(wú)霸都低下高昂的頭，推出各自的中小企業(yè)信息解決方案。一時(shí)間，中小企業(yè)信息化高潮迭起，各種各樣的解決方案層出不窮。然而相比軟件廠商的熱情高漲，眾多中小型企業(yè)的反應(yīng)卻略顯沉寂。這一冷一熱，一急一慢的反襯，讓不少人認(rèn)為中小企業(yè)信息化建設(shè)是軟件廠商的一廂情意；中小企業(yè)在自身沒(méi)有重大發(fā)展的時(shí)候不需要信息化建設(shè)。 |
|
|
| |
中小企業(yè)實(shí)施信息化的必要性 |
| |
其實(shí)不然，信息化建設(shè)是中小型企業(yè)在新環(huán)境下迎接新挑戰(zhàn)，大幅提高工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本，把握新的商業(yè)機(jī)會(huì)的必要之路。信息技術(shù)可以幫助企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、客戶管理，乃至幫助企業(yè)進(jìn)行快速正確地決策。此外，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)企業(yè)還可以降低生產(chǎn)、管理成本，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)等。 |
| |
舉一個(gè)典型案例，也許可以從中得到啟示，但這不是故事。在廣東省中山市，有一個(gè)小型服裝加工企業(yè)，生產(chǎn)廠位于市郊，中山市區(qū)有幾個(gè)銷(xiāo)售點(diǎn)。企業(yè)老板騎著摩托車(chē)就可以掌握企業(yè)生產(chǎn)、銷(xiāo)售的所有信息。隨后小服裝廠規(guī)模逐漸變大，廣州、深圳都開(kāi)設(shè)了分公司，為了獲得最新的信息，老板開(kāi)始借助交通工具往來(lái)于各個(gè)城市之間。又過(guò)了一段時(shí)間，服裝廠的生意做到了北京、上海等地，老板開(kāi)始在天上飛來(lái)飛去，通過(guò)電話、傳真聯(lián)系……但是無(wú)論老板再怎樣疲于奔命，他依舊對(duì)生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等管理難以招架。如何在任何時(shí)間、地點(diǎn)及時(shí)掌握公司的財(cái)務(wù)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售情況；如何能夠讓繁雜的供應(yīng)鏈管理簡(jiǎn)單化；如何能夠在最短的時(shí)間里了解市場(chǎng)反饋，進(jìn)而做出正確的市場(chǎng)決策；如何能夠加強(qiáng)與客戶間的聯(lián)系，提高客戶滿意度……一系列的如何，一串的問(wèn)號(hào)，著實(shí)讓服裝廠老板頭痛了好久。最后在行業(yè)專(zhuān)家、咨詢顧問(wèn)的幫助下該企業(yè)實(shí)施了信息化管理，所有難題迎刃而解。這一切看似非常簡(jiǎn)單，一上信息化，困繞企業(yè)的難題就沒(méi)了。然而一切又是那么的不簡(jiǎn)單，否則，以信息化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的種種好處，怎么會(huì)讓眾多中小企業(yè)望而卻步。 |
| |
一個(gè)不容忽視的問(wèn)題始終擺在我們面前，ERP在具體應(yīng)用中成功率比較低，中小型企業(yè)實(shí)施ERP的成功率更低。這似乎是眾多中小企業(yè)面對(duì)信息化裹足不前的原因之一，那么到底是什么原因?qū)е逻@種結(jié)果呢？帶著這個(gè)疑問(wèn)筆者走訪了上訴服裝企業(yè)信息化實(shí)施方-----珠海宏橋高科技有限公司。 |
| |
該公司是一家致力于外向型企業(yè)信息化建設(shè)的高新技術(shù)軟件企業(yè)，總部位于珠海南方軟件園，自1998年成立至今已成功實(shí)施近千家企業(yè)用戶，在服裝、電子、醫(yī)藥等行業(yè)積累豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和全套成熟解決方案，是一家名副其實(shí)的"多產(chǎn)"企業(yè)。其系統(tǒng)產(chǎn)品：宏橋ERP-外貿(mào)管理系統(tǒng)、宏橋ERP-制造業(yè)管理系統(tǒng)、宏橋CRM-客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、宏橋DRP-分銷(xiāo)管理系統(tǒng)、宏橋EIP-企業(yè)信息門(mén)戶、宏橋OA、宏橋EB等全套信息化產(chǎn)品設(shè)計(jì)靈活，采用模塊化結(jié)構(gòu)，可適用大、中、小型企業(yè)的各類(lèi)需求。 |
| |
在談到中小型企業(yè)如何進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔認(rèn)為，現(xiàn)階段許多中小型企業(yè)在實(shí)施信息化時(shí)存著一些誤區(qū)，這些誤區(qū)均會(huì)在不同程度上影響企業(yè)信息化建設(shè)，甚至導(dǎo)致失敗。 |
|
|
| |
誤區(qū)一：企業(yè)信息化的目標(biāo)不應(yīng)是遙不可及的 |
| |
雖然企業(yè)信息化聽(tīng)起來(lái)有無(wú)限想象空間，"但企業(yè)信息化就像買(mǎi)一個(gè)產(chǎn)品，無(wú)論多好的產(chǎn)品都是有一些功能限制和作用范圍的，"在企業(yè)信息化方面擁有多年經(jīng)驗(yàn)的羅奔強(qiáng)調(diào)。 |
| |
很多公司在接觸信息化時(shí)，往往有很多過(guò)度的期望。例如一個(gè)項(xiàng)目，企業(yè)在信息化建設(shè)的初期希望系統(tǒng)能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化管理，但結(jié)果企業(yè)的老板和員工卻自覺(jué)的期望這個(gè)系統(tǒng)還能夠進(jìn)行客戶關(guān)系管理，甚至還能提供關(guān)于顧客分析或客戶服務(wù)管理等功能，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)背離了企業(yè)實(shí)施信息化的目標(biāo)，難免為系統(tǒng)實(shí)施失敗埋下伏筆。 |
| |
聽(tīng)過(guò)許多客戶對(duì)企業(yè)e化充滿天馬行空想法的羅奔說(shuō)："企業(yè)信息化的最終目標(biāo)當(dāng)然會(huì)是一個(gè)理想國(guó)度，但需要一個(gè)階段，一個(gè)階段的去實(shí)現(xiàn)。對(duì)于資源有限的中小企業(yè)而言，尤其如此。"對(duì)于"目標(biāo)遠(yuǎn)大"，希望公司e化一步到位的中小企業(yè)，羅奔的建議是，企業(yè)要先衡量自身的資源和能力，從最需要解決的問(wèn)題入手，"從小開(kāi)始，快速長(zhǎng)成"，遵守循序漸進(jìn)的原則。羅奔同時(shí)還強(qiáng)調(diào)，在企業(yè)信息化建設(shè)的每一個(gè)階段，對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)和適用范圍要有清楚的定義，一方面能夠正確地評(píng)估和配置所需的企業(yè)資源，集中火力增加項(xiàng)目成功的機(jī)率；另一方面也容易掌握信息化的進(jìn)程，不至于目標(biāo)遠(yuǎn)大，說(shuō)起來(lái)好聽(tīng)，做起來(lái)卻讓人感覺(jué)遙遙無(wú)期。 |
|
|
| |
誤區(qū)二，企業(yè)信息化是一個(gè)過(guò)程，而非一個(gè)口號(hào)目標(biāo) |
| |
看過(guò)許多企業(yè)為e化而e化，最后e化失敗案例的羅奔解釋道："企業(yè)信息化應(yīng)該是信息系統(tǒng)來(lái)配合業(yè)務(wù)流程，而不是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程硬塞到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。"羅奔舉了一個(gè)很典型的例子，某公司在實(shí)施信息化時(shí)，其業(yè)務(wù)流程還未進(jìn)行自動(dòng)化規(guī)劃時(shí)，便要求系統(tǒng)實(shí)施方搭建網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)系統(tǒng)。該公司花了200萬(wàn)元的投資，最后的結(jié)果只能是把客戶在網(wǎng)頁(yè)上增寫(xiě)的訂單，全部打印出來(lái)，然后回到原始的人工操作。由于沒(méi)有內(nèi)部的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，這個(gè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)系統(tǒng)完全不具備進(jìn)銷(xiāo)存管理功能。200萬(wàn)的投資，自然不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)什么收益。相反還為企業(yè)繼續(xù)發(fā)展增添了不少阻力。 |
| |
"企業(yè)的信息化建設(shè)，是一個(gè)過(guò)程，而非目標(biāo)。"羅奔如是說(shuō)："企業(yè)的信息化建設(shè)步伐就如同一個(gè)公司的營(yíng)業(yè)額增長(zhǎng)曲線，不同階段有不同階段的目標(biāo)，但首先要保持損益平衡，才能持續(xù)穩(wěn)步的增長(zhǎng)，最后才會(huì)有實(shí)現(xiàn)一個(gè)個(gè)盈利目標(biāo)。企業(yè)e化也是如此，企業(yè)裝上計(jì)算機(jī)、連上了網(wǎng)絡(luò)；企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理；然后才能與上、下游的供應(yīng)鏈銜管理，進(jìn)而進(jìn)行客戶間關(guān)系管理，接著還衍生出更多的信息化目標(biāo)。只有遵循這一規(guī)律，企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)才有可能成功。" |
|
|
| |
誤區(qū)三，企業(yè)信息化要真正導(dǎo)入先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理，而非信息技術(shù) |
| |
談到企業(yè)信息化，一般人都覺(jué)得就是把公司的業(yè)務(wù)搬進(jìn)計(jì)算機(jī)，搬上網(wǎng)絡(luò)，但其企業(yè)信息化是"一個(gè)企業(yè)組織管理流程的再造"羅奔提醒。 |
| |
"企業(yè)信息化的目的是要利用信息技術(shù)幫助企業(yè)改善業(yè)務(wù)流程，而不是把過(guò)去的業(yè)務(wù)流程一成不變的搬進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中。"羅奔進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)。 |
| |
在輔導(dǎo)許多企業(yè)進(jìn)行信息化的過(guò)程中，羅奔發(fā)現(xiàn)很多客戶都會(huì)堅(jiān)持自己原有的業(yè)務(wù)流程，實(shí)施信息化管理的最終結(jié)果是將企業(yè)原有的手工管理變成計(jì)算機(jī)化管理，如此一來(lái)，企業(yè)的管理方式變了，由人為化變?yōu)橛?jì)算機(jī)化，其結(jié)果卻兩者相差無(wú)幾。"這樣不能利用最新的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理軟件改變企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)入效率更高的管理模式，信息化不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)任何加值效果。"羅奔遺憾的說(shuō)。 |
| |
例如一個(gè)先進(jìn)信息化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)減少庫(kù)存，相同產(chǎn)品的訂單，只要倉(cāng)庫(kù)里有庫(kù)存，不論這批貨品當(dāng)初是為哪位客戶的訂單所生產(chǎn)的，都應(yīng)該為了最實(shí)時(shí)的需求而馬上出貨。但如果拘泥舊觀念，企業(yè)就會(huì)基于這些貨品保留給相應(yīng)的客戶，而重新生產(chǎn)新的貨品來(lái)應(yīng)付需求。像這樣的經(jīng)營(yíng)管理思路不會(huì)隨著新設(shè)備的更新而更新，信息化如何能夠幫助企業(yè)減少庫(kù)存，提高市場(chǎng)應(yīng)對(duì)能力呢？ |
| |
這個(gè)例子清晰地說(shuō)明了，企業(yè)信息化要真正導(dǎo)入先進(jìn)的管理思想，而非信息技術(shù)。值得一提的是宏橋科技在為企業(yè)實(shí)施信息化時(shí)，始終將這一原則放為首位。除了耐心說(shuō)服客戶進(jìn)行必要的流程改造外，宏橋科技還利用豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)為客戶制定既符合其發(fā)展，又可保持其原有管理中的閃亮點(diǎn)的流程改造方案。這樣一來(lái)，企業(yè)既無(wú)流程重組的"刺痛"和不適應(yīng)，又可為企業(yè)注入先進(jìn)的管理思想和管理模式。宏橋科技良好的客戶口碑和極高的成功實(shí)施率，恰恰也印證了這一點(diǎn)。 |
|
|
| |
誤區(qū)四，企業(yè)信息化不只是一把手工程，還要調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)決策者全力參與 |
| |
談到企業(yè)信息化實(shí)施，一般中小企業(yè)最常有的誤解是："一把手工程，是企業(yè)信息部門(mén)相關(guān)人員的事。"羅奔卻表示："在信息化系統(tǒng)實(shí)施中起到關(guān)鍵作用的，不是系統(tǒng)實(shí)施顧問(wèn)，更不是企業(yè)內(nèi)的信息人員，而是擁有業(yè)務(wù)決策權(quán)的中層管理者。" |
| |
提起信息化，首先想到的事計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件等"高科技"，信息部門(mén)很容易成為想當(dāng)然的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，但事實(shí)不然。羅奔解釋?zhuān)髽I(yè)信息人員的角色不是企業(yè)業(yè)務(wù)的主導(dǎo)者，他們的主要任務(wù)與咨詢顧問(wèn)等一樣，都是業(yè)務(wù)執(zhí)行的輔助者。那么為什么是企業(yè)中層管理者呢？羅奔認(rèn)為，末端的業(yè)務(wù)執(zhí)行者，雖然了解具體業(yè)務(wù)，可以提供一些想法，但卻不具備業(yè)務(wù)流程改造的決策權(quán)。而公司的一把手，雖然擁有最高決策權(quán)，且對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)了如指掌，但其身負(fù)企業(yè)眾多管理重任，很難允許他們付出太多時(shí)間來(lái)參與企業(yè)信息化的細(xì)節(jié)。如此一來(lái)，既了解業(yè)務(wù)，擁有決策權(quán)，又能參與流程細(xì)節(jié)制定的當(dāng)屬主要業(yè)務(wù)主管。有了中層決策者的全力參與，信息化項(xiàng)目"輔助者"與業(yè)務(wù)人員的溝通渠道才得以建立，不至于開(kāi)了一堆的會(huì)議，還是議而不決，原地打轉(zhuǎn)，造成項(xiàng)目執(zhí)行的不斷拖延，新系統(tǒng)上線遙遙無(wú)期。 |
| |
強(qiáng)調(diào)中層決策層對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，并不是意味著"一把手工程"不再重要，而是表示，在企業(yè)一把手的大力支持下，企業(yè)中層管理層全力參與，才能夠使企業(yè)信息化系統(tǒng)更快更好的發(fā)揮作用。 |
|
|
| |
誤區(qū)五，信息化建設(shè)帶給企業(yè)的不僅是成敗的壓力，還有額外的業(yè)務(wù)量和痛苦的過(guò)渡期 |
| |
企業(yè)信息化既然本質(zhì)上是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再造，那么其過(guò)程對(duì)企業(yè)員工日常作業(yè)所帶來(lái)的影響和沖擊，與企業(yè)進(jìn)行組織改造的陣痛相差無(wú)幾，有企業(yè)曾這樣形容過(guò)程，"猶如飛機(jī)在空中換引擎。"還有更多的企業(yè)(實(shí)施成功的和實(shí)施失敗)員工抱怨，企業(yè)在進(jìn)行信息化時(shí)為其帶來(lái)的壓力和辛勞。對(duì)于中小企業(yè)而言，進(jìn)行信息化建設(shè)，第一個(gè)要面對(duì)的挑戰(zhàn)就是參與人員的額外工作負(fù)擔(dān)，如何調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)新力對(duì)的管理層來(lái)說(shuō)的確是一件頭痛的事。以參與項(xiàng)目實(shí)施的業(yè)務(wù)主管為例，每天在除了完成本職工作外，還要額外加班2-3個(gè)小時(shí)參與項(xiàng)目規(guī)劃和各項(xiàng)流程的梳理，這樣的生活往往要持續(xù)數(shù)月到半年甚至更久。 |
| |
痛苦既然不可避免，就要有接受痛苦和減少痛苦過(guò)程的準(zhǔn)備。羅奔的建議是："采用目標(biāo)結(jié)果為導(dǎo)向的獎(jiǎng)懲計(jì)劃，讓員工額處付出得到回報(bào)，另一方面也使e化項(xiàng)目進(jìn)度可以隨目標(biāo)進(jìn)程有所掌控。" |
| |
陣痛不只在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，待系統(tǒng)實(shí)施完畢，正式上線運(yùn)作后，所有員工要面對(duì)的新作業(yè)方式和對(duì)新作業(yè)設(shè)備的熟悉，又是一次翻天覆地的掙扎。在新的系統(tǒng)上線初期，新、舊或是人、機(jī)同時(shí)運(yùn)作的一段時(shí)間，員工的業(yè)務(wù)量驟然增加，紛紛對(duì)企業(yè)信息化管理是增加效率還是增加負(fù)擔(dān)，有所質(zhì)疑。對(duì)于員工們的挫折感，如果公司管理層事先沒(méi)有心里準(zhǔn)備，并采取適當(dāng)?shù)慕逃?xùn)練等措施，幫助員工走過(guò)作業(yè)方式轉(zhuǎn)變的陣痛期，并解釋新業(yè)務(wù)流程的種種好處，新系統(tǒng)就有可能會(huì)很快的步入"下崗"。 |
| |
企業(yè)要e化，要前進(jìn)，就必然要接受改變，而準(zhǔn)備接受改變的絕不僅僅是企業(yè)本身，還有領(lǐng)導(dǎo)層，管理層，企業(yè)的每一份子。 |
|
|
法律聲明 
